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ENTREVISTA A JOSEMARIA
VICEDO SOBRE LAS CLAVES DE LA CORRECTA GESTIÓN DEL TIEMPO
¿Qué papel juega la Gestión
del Tiempo en la vida empresarial actual? ¿Qué ventajas
aporta a las compañías?
La correcta gestión del tiempo es un factor fundamental para
lograr una alta competitividad empresarial. Como bien afirma Peter
Drucker “El tiempo es el recurso más importante, y a
menos que se administre bien, ninguna otra cosa puede administrarse”.
Afortunadamente cada vez es mayor el número de empresas que
percibe la gran importancia que tiene el formar a su personal en
habilidades que les permitan alcanzar maestría en el uso
de su tiempo. Vivimos en una sociedad en la que las demandas son
cada vez mayores, y por tanto hemos de ser capaces de lidiar con
una cantidad impresionante de información. Solo aquellos
que utilizan un sistema de gestión del tiempo verdaderamente
efectivo, que les permite centrarse en los asuntos importantes de
manera constante, son capaces de producir grandes resultados.
Las empresas se han dado cuenta de las ventajas que esto les aporta,
y que basicamente se resumen en tener empleados mucho más
efectivos, satisfechos y motivados. Cuando se gestiona correctamente
el tiempo, se producen resultados, y esto genera un ciclo positivo
de motivación que se autoalimenta.
¿Cuáles son las claves para lograr una Gestión
Eficaz del Tiempo?
Demasiadas personas caminan por la vida como si fuesen a estar en
este mundo para siempre. El primer requisito fundamental para gestionar
eficazmente el tiempo es tomar conciencia de que es nuestro recurso
más limitado. El tiempo no puede almacenarse, ahorrarse,
multiplicarse... simplemente puede hacerse un buen o mal uso de
él. Por ello las personas que han alcanzado maestría
en el empleo de su tiempo basan su éxito en centrar su atención
la mayor parte del tiempo en las cosas verdaderamente importantes,
dejando lo superfluo en segundo lugar. Han aprendido a fijarse prioridades
y se atienen en sus planes de acción a sus prioridades. Saben
que sólo la realización de aquellas tareas realmente
importantes puede producir avance en sus vidas hacia el logro de
sus mayores sueños. Las principales calves son las siguientes:
Clave 1.-Antes de comenzar una semana dedique 30 minutos a planificarla.
Elija 30 minutos de su fin de semana en los que pueda estar relajado
y enfocado en planificar la semana siguiente. Dedicará esos
minutos a reflexionar sobre lo conseguido la semana anterior y se
fijará metas para la siguiente semana. Pregúntese:
Durante la semana que esta terminando, ¿He mantenido lo importante
en primer lugar? Para la siguiente semana pregúntese: ¿Cuáles
son los objetivos en cada una de las áreas de mi vida? ¿Qué
resultados me comprometo a lograr? Repase por unos instantes su
escala de valores y su lista de sueños y metas.
Clave 2.-Diferenciar claramente lo importante de lo urgente. La
planificación ha de estar siempre basada en actividades que
son importantes y que no hemos dejado que lleguen a ser urgentes.
Siempre aparecerá alguna urgencia que tratar, pero procure
pasar la mayor parte de su tiempo haciendo tareas realmente importantes.
Clave 3.-La planificación ha de ser “realista”.
Esto quiere decir que debemos evitar planificar en exceso. Es muy
frecuente, a la hora de planificar, pecar de cierto exceso de optimismo,
para comprobar al final de la jornada que gran parte de las tareas
planificadas han quedado sin hacer, lo cual desemboca en sentimientos
de frustración. Sea siempre consciente, a la hora de planificar,
de que nuestro tiempo es limitado. Cíñase a lo más
importante en primer lugar.
Clave 4.-La planificación eficaz siempre está basada
en una lista de tareas ordenada por prioridades. Para poder realizar
una correcta planificación del tiempo es necesario mantener
una perspectiva de todas las tareas que figuran en su planificador.
La lista de tareas ordenada por prioridades le marca claramente
la importancia y el orden de realización de cada tarea evitándole
distracciones y caer en la tan común actitud de comenzar
siempre haciendo las tareas más fáciles y gratas.
Clave 5.-Es fundamental mantener una visión con perspectiva.
No se trata de ver únicamente el día a día,
sino el objetivo perseguido. Las tareas siempre forman parte de
objetivos por alcanzar y es bien importante mantener el enfoque
en los resultados a obtener, y no en tareas concretas, que por sí
solas no nos dicen nada.
Clave 6.-Base su lista de tareas en sus valores y sueños.
El objetivo de las tareas diarias que usted incluya en su planificador
ha de ser acercarle a conseguir el estilo de vida de sus sueños.
Esto nunca se conseguirá a no ser que usted cimiente sus
listas de tareas diarias en tareas que le acerquen a conseguir sus
sueños y en consecuencia que le acerquen a vivir más
plenamente su escala de valores.
Clave 7.-Hágase cada día las dos preguntas claves
de la gestión óptima del tiempo. Las preguntas son:
¿Cuál es la tarea más importante que puedo
hacer hoy que suponga el mayor impacto positivo en mi vida profesional?
¿Y en mi vida personal? Responder a estas preguntas día
a día le mantendrá enfocado en lo que realmente es
importante y significativo.
Clave 8.-Dedique todos los días 10 minutos a planificar.
Lo ideal es planificar cada día la noche anterior antes de
acostarnos. Si usted es madrugador y prefiere hacerlo por la mañana
a primera hora también es perfecto. Dedicando un pequeño
espacio de tiempo a planificar mejorará sustancialmente su
enfoque ya que sabrá en todo momento cuales son las acciones
a emprender, el orden y la importancia de cada acontecimiento en
su vida.
Clave 9.-Utilice la regla del setenta-treinta. De nuestro tiempo
productivo de la jornada hemos de planificar aproximadamente un
70 por ciento. Dejaremos sobre un 20% de nuestro tiempo sin planificar
para poder hacer frente a imprevistos, interrupciones y actividades
que no planificamos. Y por último haremos una reserva absoluta
de un 10% de nuestro tiempo para poder abordar aquellas tareas de
vital importancia y que requieren toda nuestra concentración
y energía. Ha de ser un periodo en el que no se produzcan
interrupciones y en el que usted se pueda centrar en las tareas
verdaderamente importantes, aquellas que marcan la diferencia.
Clave 10.-Piense en resultados no en tareas. Hacer por hacer no
conduce a nada. Demasiadas personas se enfocan únicamente
en que sus agendas estén repletas y en mantenerse activas.
Pero, ¿De qué valdría iniciar un largo viaje
sólo para darnos cuenta al llegar a nuestro destino que no
era allí dónde queríamos llegar? Tiene más
importancia determinar el destino correcto que la velocidad con
la que avanzamos. Enfóquese en los resultados, cíñase
a las tareas realmente importantes y comenzará a saborear
la satisfacción verdadera en el uso de su tiempo.
¿Cuáles son los principales obstáculos que
hay que afrontar?
Para dominar los principios fundamentales de la gestión del
tiempo hay basicamente 3 grandes grupos de obstáculos.
Un primer grupo son obstáculos propios de la naturaleza humana:
Postergar las cosas, incapacidad de decir “No”, intentar
demasiadas cosas a la vez y la falta de prioridades bien definidadas.
Un segundo grupo son los obstáculos de tipo administrativo:
Administración de crisis, cambio de prioridades, falta de
objetivos, falta de planificación, y la delegación
ineficaz.
Y por último existe un tercer grupo que son los obstáculos
de tipo ambiental: Interrupciones telefónicas, reuniones,
y el manejo de la información y el papeleo.
Tomar conciencia de cuales son los obstáculos que más
nos afectan, es dar un paso de gigante para poder tomar medidas
correctivas que nos permitan destruir esos obstáculos.
En la mayoría de consejos que se dan para gestionar el
tiempo se suelen nombrar actitudes personales como la capacidad
de relajación, el perfeccionismo, etc. ¿Cuál
es el valor de los elementos psicológicos en la Gestión
del Tiempo?
Cuando se desea alcanzar maestría en el uso del tiempo, es
fundamental dominar una habilidad: aprender a situarse de manera
consistente en un estado de máximo rendimiento. Esto que
aparentemente es complejo, con un poco de esfuerzo y constancia
es sencillo de lograr. Es fundamental comenzar el día con
un plan definido de cuales son nuestros objetivos a lograr. Cuando
se tiene claro el objetivo, y se trata de un objetivo verdaderamente
deseado, es muy fácil poner en marcha el mecanismo del entuasiasmo
y la pasión. Yo siempre digo que no existen personas perezosas,
sino personas con objetivos impotentes. Personas que no han tomado
el tiempo necesario para diseñar objetivos que verdaderamente
les inspiren y motiven para dar lo mejor de ellos mismos en cada
instante.
En este sentido creo que es muy util la filosofía de elevar
los estándares en la vida. Simplemente tomar una decisión
comprometida para comenzar a demandar más de uno mismo de
lo que nadie pueda esperar. Dejar de compararse con los demás,
y comenzar a compararse con la mejor persona que uno cree que puede
llegar a ser. Ese es uno de lossecreto e la grandeza de muchos grndes
triunfadores. En algún momento de su vida se dijeron a si
mismos que ya habían soportado suficiente mediocridad, y
decidieron elevar sus estándares. Y cuando eso sucede se
abre la puerta a resultados realmente espectaculares.
Al hablar de “ladrones del tiempo” la discusión
se centra en los problemas externos (llamadas, visitas) e internos
(organizativos, psicológicos). En este contexto, ¿cuál
es la importancia de otros factores como el entorno de trabajo?
Todo es importante. Disfrutar de un entorno de trabajo agradable,
que potencie lo mejor de uno mismo es un factor fundamental para
rendir a un nivel máximo. Y por ese entorno agradable no
solo han de entenderse las instalaciones físicas, sino los
compañeros de trabajo, la dirección, el clima general
dentro de la organziación,etc… Cuando todos estos factores
acompañan de manera positiva, se produce una importante mejora
en el desempeño profesional, y esto siempre termina derivando
en una mejora indirecta de la vida personal.
¿Qué métodos y herramientas ayudan a conseguir
gestionar el tiempo de manera efectiva?
La principal herramienta a la hora de gestionar el tiempo con efectividad
es sin lugar a dudas mantener un estado mental orientado a poner
siempre lo importante en primer lugar. La gran mayoría de
personas siempre busca a la hora de enfrentarse a sus tareas diarias
comenzar por aquellas más sencillas, agradables y cómodas
de realizar. Pero generalmente ese tipo de tareas no suelen coincidir
con las importantes. Las personas excelentes en el uso de su tiempo
siempre comienzan realizando lo importante en primer lugar . Supeditan
su comodidad al logro de sus mayores objetivos. Y este simple cambio
de mentalidad, situando lo importante en primer lugar es la auténtica
clave que se encuentra detrás del éxito de todos los
grandes realizadores sin excepción. Y esto es muy fácil
de conseguir. Simplemente hay que formularse constantemente la pregunta:
¿Cuál es el mejor uso que puedo hacer en este instante
de mi tiempo?
Como herramientas de apoyo, es importante utilizar un buen sistema
de planificación, que puede ser o bien en papel o en formato
electrónico. Ha de ser un sistema lo suficientemente flexible
como para amoldarse a su estilo y filosofía de trabajo, ya
que si no es así, pronto desistirá y ni siquiera dedicará
esos pocos minutos diarios necesarios para planificar.
¿Cuál es la importancia de los directivos en la
Gestión del Tiempo de la empresa?
La mejor manera de liderar un equipo es con el ejemplo. Un buen
directivo ha de ser un catalizador de acciones positivas dentro
de su equipo. Y sin lugar a dudas, cuando un directivo toma la decisión
de alcanzar maestría en el uso de su tiempo, y es capaz de
transmitir esa pasión por la eficacia a su gente, ha dado
un salto gigantesco en cuanto a incrementar los resultados y la
satisfacción. Además, dentro del organigrama de cualquier
empresa, son los directivos quienes han de ser más cuidadosos
con el uso de su tiempo. Por lo general en el directivo coinciden
todos los tipos de actividad que más se prestan a utilziar
todas las herramientas para la gestión del tiempo: reuniones,
manejo de grandes cantidades de información, multitud de
llamadas y comunicados, informes, etc… Por ello, desde mi punto
de vista, todo directivo ha de tomar como una prioridad absoluta
dominar a un nivel de maestría las clavés de la óptima
gestión del tiempo.
¿Qué acciones deben realizar los ejecutivos o directivos
para lograr la gestión eficaz?
Lo más importante es comenzar a forjar hábitos positivos.
Son demasiadas las personas que han puesto su vida en “piloto
automático”. Se mantienen haciendo un día tras
otro las mismas cosas , a pesar de que los resultados que obtienen
no son los que desean. Se ha de tener una mente abierta al cambio,
y a implantar continuamente mejoras. Es lo que yo llamo entrar en
una dinámica de mejora continua y sin fin. Cuando se comienza
a forjar un nuevo hábito positivo, al principio es débil.
Yo siempre hago la siguiente comparación: Si cogemos un simple
hilo, lo podemos romper con mucha facilidad, pero si comenzamos
a sumar más y más hilos, al final formaremos una gruesa
cuerda que será muy dificil de romper. Con los hábitos
sucede exactamente lo mismo. Una vez se han desarrollado hábitos
de excelencia, el trabajo se vuelve mucho más sencillo, y
pueden lograrse resultados mucho mayores.
Por último, ¿cuál es la importancia que
se da a la Gestión del Tiempo en la empresa española?
Afortunadamente, cada vez son más las empresas que apuestan
firmemente por una formación de su personal en ténicas
de gestión del tiempo. Hasta hace no muchos años,
era una realidad sobradamente probada que solo el 3% de los directivos
españoles dedicaba un espacio de tiempo diario a planificar
su tiempo. Hoy ese porcentaje ha crecido considerablemente, y estamos
dentro de la media europea.
©
2003 JOSE MARIA VICEDO
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