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DIEZ
CLAVES MUY EFECTIVAS PARA PLANIFICAR CADA DIA DE MANERA EXTRAORDINARIA
El momento de
planificación diario es quizás uno de los instantes
del día más importantes cuando se desean lograr grandes
resultados con el uso del tiempo. En ese instante es cuando queda
definido el plan de acción que seguiremos a lo largo de la
jornada. Y seguir unas sencillas pautas durante este proceso, nos
garantizará aumentar la cantidad y la calidad de los resultados
que obtenemos con nuestro esfuerzo.
A continuación va a encontrar diez elementos importantes
a tener en cuanta a la hora de anotar citas y actividades en su
planificador. Pero antes de comenzar, y como concepto previo, me
gustaría repetir la importancia que tiene el que tengamos
siempre nuestros objetivos perfectamente definidos y establecidos
por escrito. La causa fundamental por la que muchas personas no
alcanzan sus objetivos es precisamente que los dejan simplemente
en su memoria, solo para que queden olvidados cuando los primeros
obstáculos, o otras tareas menos importantes reclaman su
atención. No permita que esto le suceda a usted. Tenga siempre
presentes sus objetivos de una manera clara, a través de
una lista que lleve siempre consigo y que pueda consultar con frecuencia.
De este modo, se garantizará un enfoque claro en aquellos
objetivos que usted mismo ha determinado como importantes para su
vida.
Comencemos a desgranar estas diez claves fundamentales:
Clave 1.- Establezca siempre que le sea posible momentos de tiempo
específicos para realizar cada una de las tareas que planifique.
No anote simplemente en su planificador “Hacer 30 minutos de
ejercicio”, sino que determine con claridad a que hora comenzará
a hacer ejercicio y en que momento terminará. De este modo
tiene instrucciones precisas que seguir, y evitará distracciones
que pueden hacerle desviar su atención del objetivo, para
terminar por no realizarlo.
El tener a lo largo del día claramente definido cuando haremos
cada una de las tareas que nosotros mismos hemos establecido que
necesitan ser hechas, libera nuestra mente de tener que estar constantemente
pensando en algo para que no se olvide. Usted podrá enfocarse
en cada instante en lo que tiene entre manos, ya que tendrá
la certeza de que después estará bien claro lo siguiente
que tendrá que hacer. Todos los grandes realizadores trazan
un plan detallado de su jornada, y después se ciñen
al máximo posible a ese plan que ellos mismos han creado.
De este modo se garantizan que en cada instante están haciendo
lo más importante que podrían hacer.
Clave 2.-Cuando reserve un tiempo para completar una tarea, respete
al máximo esa cita con usted mismo. Si ha establecido un
espacio de tiempo desde las 10 hasta las 12, y alguien le pide reunirse
con usted a las 11:40, solicite amablemente encontrarse a las 12.
De este modo, no tendrá que interrumpir su flujo de trabajo,
y será mucho más efectivo.
En muchas ocasiones tendemos a valorar mucho más nuestros
compromisos y reuniones con otras personas, que las reservas de
tiempo que hacemos para trabajar en temas importantes relativos
a nuestros propios objetivos. No caiga en esta trampa. El tiempo
que reserve para usted tiene la misma prioridad que la que tendría
una reunión con la persona a la que usted más admire
en el mundo. Asigne siempre la prioridad que merecen sus “citas
con usted mismo”.
Clave 3.-Intente por todos sus medios enlazar las tareas que tenga
que realizar a lo largo del día. Así, por ejemplo,
si tiene una reunión con alguien de 10:30 a 12:45, y alguien
pide verle a las 13:00, solicítele adelantar la cita a las
12:45. De este modo, consigue dos importantes beneficios. Por una
parte, reafirma el hecho de que su primera reunión ha de
terminar a la hora prevista, es decir a las 12:45, ya que a esa
hora tiene otro compromiso con otra persona. Por otra parte, una
pausa de 15 minutos entre dos reuniones, raramente es productiva,
por lo que juntando sus dos tareas ha logrado ser mucho más
efectivo y aprovechar mejor su tiempo.
Clave 4.-Establezca un lapso de tiempo mayor para realizar una tarea
del que crea que le llevará completarla. Si piensa que le
llevará 30 minutos, planifique 45 minutos para hacerla. Si
cree que le llevará una hora y media, planifique dos horas.
Esto le permitirá manejar imprevistos que puedan surgir mientras
realiza la tarea. Además, por regla general, los seres humanos
“pecamos” de “exceso de optimismo” a la hora
de calcular el tiempo que nos llevará completar cualquier
tarea. Permítase un margen para no tener que dejar siempre
sus tareas a medias porque no le haya dado tiempo a completarlas.
Clave 5.-Procure planificar las tareas que hayan de estar completadas
para una fecha determinada con anterioridad a la llegada de esa
fecha. No haga como la mayoría de estudiantes que esperan
hasta el último instante para preparar sus lecciones. Si
un informe tiene que entregarlo el juego, planifique para tenerlo
terminado el martes o el miércoles. Esto le permitirá
tener un margen de tiempo para solucionar cualquier imprevisto que
pueda surgir y le aportará un sentimiento de seguridad y
confianza. De este modo, también ganará la reputación
de ser un persona que cumple los plazos de entrega con los que se
compromete.
Clave 6.-Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma semana,
procure planificar las más importantes al comienzo de la
semana. De este modo tendrá más posibilidades de que
estas tareas se completen ya que generalmente, al final de la semana
el tiempo se hace más escaso porque suele haber más
temas que solucionar. Además, cree el hábito de planificar
aquellas tareas más importantes en los periodos de máxima
energía para usted. No cometa el error de asignar las tareas
más importantes a los momentos del día en los que
su energía se halle bajo mínimos. De este modo conseguirá
que las tareas importantes, que generalmente son tareas de envergadura
y que nos cuesta realizar, sean mucho más llevaderas y fáciles
de completar.
Clave 7.-No cometa el error de planificar absolutamente todo su
tiempo disponible. Utilice siempre la regla setenta-treinta. Planifique
solo el 70% de su tiempo diario, y deje el 30% sin planificar porque
siempre tendrá que dar cabida a imprevistos y tareas que
surgen como fruto del propio desempeño diario. Muchas personas
tienden a planificar hasta el último minuto, solo para verse
frustradas cuando su agenda jamás se cumple.
Deje espacio en su planificación para la flexibilidad y para
poder amoldarse rápidamente a cualquier tema importante que
deba ser tratado de inmediato.
Clave 8.-Mantenga siempre una visión con la suficiente perspectiva
de todos sus objetivos en la vida. Aunque lo normal es planificar
la mayoría de acontecimientos de su vida con una o dos semanas
de anticipación, procure siempre tener presentes sus mayores
objetivos. Esto aportará motivación a su jornada,
ya que será capaz de ver sus acciones diarias como parte
del proceso de convertir sus sueños realidad. A muchas personas
les falta motivación en sus vidas porque no son capaces de
ver la relación existente entre las tareas que hacen cada
día y sus mayores sueños y aspiraciones. No permita
que esto le suceda a usted. Hasta la tarea más sencilla,
si está correctamente planificada, va a tener una gran importancia
ya que es un elemento importante en la construcción de sus
objetivos.
Clave 9.- Su Planificación ha de incluir tanto los aspectos
profesionales de su vida, como los aspectos personales. Tome conciencia
de la importancia de planificar momentos específicos de tiempo
con su familia, realizando actividades de ocio o de disfrute personal,
disfrutando de sus amistades… Y tome también el tiempo
necesario para mejorarse como persona. Dedique un tiempo diario
a cuidar la herramienta más importante que posee: usted mismo.
Clave 10.- Haga una prioridad el hecho de disfrutar de cada instante
de su vida. En la vida todos tenemos que hacer tareas que nos resultan
agradables, mientras que otras no lo son tanto. Aprenda a disfrutar
tanto unas como las otras. Aprenda a saborear lo bueno de cada situación,
y enfóquese en hacer de cada instante de su vida un momento
mágico y especial. Tome conciencia de que el hacerlo dependo
única y exclusivamente de usted. Usted puede hacer que redactar
ese informe pesado y aburrido sea un gran momento, si decide conscientemente
convertirlo en un gran momento. Hágase la pregunta ¿Cómo
puedo transformar la realización de este trabajo en algo
especial? Le garantizo que su mente comenzará a darle respuestas
de cómo hacerlo.
En definitiva, TOME EL CONTROL. Puede que usted no controle algunos
de los acontecimientos de su vida, pero le garantizo que lo que
siempre controla es como reacciona ante esos acontecimientos. En
su mano está el permitir que esos acontecimientos le afecten
negativamente, o que usted los transforme en experiencias maravillosas.
© 2003 JOSE MARIA VICEDO
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